O que é conciliação bancária?

Pense em duas listas: de um lado, o extrato do banco; do outro, a conta Bancos no razão. Cada movimentação precisa aparecer nas duas. Quando aparece, está conciliada. Quando não aparece, você precisa descobrir o motivo.

As diferenças costumam ser coisas assim:

• O cliente recebeu um Pix de R$ 1.200 e não mandou a nota nem avisou o escritório. O crédito está no extrato, mas não na contabilidade.
• O banco cobrou uma tarifa de R$ 89 que ninguém mencionou. Ela só aparece quando alguém confere o extrato.

Você coloca o extrato ao lado do razão, marca o que bate e investiga o que sobrou. O que sobra cai em dois grupos:

• Diferenças temporárias: o lançamento existe dos dois lados, só que em datas diferentes. Elas se resolvem sozinhas no mês seguinte.
• Diferenças que pedem ajuste: algo aconteceu no banco e ainda não foi registrado na contabilidade, ou foi registrado errado.

Se a conta Bancos estiver errada, o erro se espalha pelo fechamento. Com a conciliação em dia, você:

• fecha o balancete, a DRE e o balanço com as disponibilidades corretas;
• entrega a ECD e a ECF com dados consistentes, com menos risco de retificação;
• encontra erros, documentos que o cliente esqueceu de mandar e gastos pessoais dos sócios pagos pela conta da empresa;
• evita a correria do fechamento anual, porque as diferenças são resolvidas mês a mês.

Os três termos aparecem juntos, mas cada um confere uma coisa:

• Conciliação bancária: compara a conta Bancos com o extrato. Costuma ficar com o departamento contábil ou com a equipe de BPO financeiro.
• Conciliação contábil: confere o saldo de todas as contas do balancete, como clientes, fornecedores e impostos. É trabalho do departamento contábil.
• Fluxo de caixa: registra as entradas e saídas previstas e realizadas. Normalmente fica com o financeiro da própria empresa.

Na conciliação manual, alguém digita o extrato ou confere linha a linha numa planilha. Para um cliente com poucas movimentações, funciona. Para uma carteira inteira, toma tempo demais e abre espaço para erro de digitação.

Na conciliação automática, você importa o extrato no sistema contábil. O sistema lê todos os lançamentos de uma vez, sugere as correspondências com base nas regras de de-para, e você só revisa o que ficou pendente. Domínio, Conta Azul e Alterdata, por exemplo, aceitam extratos em OFX.

Onde entra o OFX

O OFX é o formato de arquivo que os bancos usam para exportar o extrato de um jeito que o sistema contábil consegue ler. Cada transação vem com um código único, o FITID, que ajuda o sistema a barrar lançamentos duplicados. Se quiser entender o formato em detalhe, veja o que é um arquivo OFX.

Quando o cliente manda o extrato em PDF, o sistema não consegue importar. Em vez de digitar tudo, você pode converter o extrato bancário em PDF para OFX e seguir com a importação normalmente.

Na maioria dos escritórios, quem concilia é o departamento contábil. Quando o escritório oferece BPO financeiro, essa equipe também assume a tarefa. O mínimo é conciliar uma vez por mês, junto com o fechamento. Para clientes com muitas transações, vale fazer toda semana, para que as pendências não se acumulem.

Estas são as que mais aparecem, e como tratar cada uma:

1. Tarifas e IOF. O banco debita direto na conta, como no caso do IOF sobre o uso do cheque especial. Lance como despesa com base no extrato.
2. Rendimentos. O saldo foi aplicado automaticamente e rendeu. Lance como receita financeira, com o IR retido, se houver.
3. Taxas de cartão (MDR). A adquirente deposita o valor já descontado da taxa. Registre a venda bruta e a taxa separadamente.
4. Prazo do cartão. No crédito à vista, o dinheiro cai em cerca de 30 dias (D+30). No parcelado, cai mês a mês. Até o depósito, o valor fica em cartões a receber.
5. Antecipação. O cliente antecipou os recebíveis e pagou por isso. Dê baixa no recebível e lance o custo financeiro.
6. Chargeback. O comprador contestou a compra no cartão, e o valor foi debitado do lojista. Estorne a venda ou o recebível correspondente.
7. Devolução de Pix. O Pix foi devolvido pelo recebedor ou pelo MED, o mecanismo do Banco Central para casos de fraude. Estorne o lançamento original.
8. Lançamento duplicado. O extrato foi importado duas vezes, ou lançado à mão e depois importado. Exclua a duplicidade.
9. Datas diferentes. O banco compensou em outro dia. Acompanhe como pendência temporária.
10. Transferência entre contas. O dinheiro só mudou de uma conta da empresa para outra. Lance entre as contas Bancos, sem receita nem despesa.

1. Peça o extrato ao cliente, com um prazo fixo no mês.
2. Garanta que o extrato esteja em OFX. Se o cliente mandou PDF, transforme o PDF em OFX antes de seguir.
3. Importe o arquivo no sistema contábil.
4. Confira as correspondências sugeridas pelo sistema.
5. Trate as divergências, faça os ajustes e feche o período.

Conciliar é conferir se a contabilidade conta a mesma história que o banco. Com o extrato em OFX e uma rotina mensal, o trabalho fica mais rápido, os erros aparecem cedo e o fechamento não trava por causa da conta Bancos.