O que é um OFX?

OFX é a sigla de Open Financial Exchange, ou "Troca Aberta de Dados Financeiros". Na prática, o formato OFX é um padrão de arquivo que os bancos usam para exportar o extrato de uma conta, de um jeito que softwares de contabilidade e gestão financeira conseguem ler automaticamente. Pense no OFX como uma "língua comum" entre o banco e o sistema contábil. O banco escreve o extrato nessa língua, e o sistema contábil lê e entende cada lançamento sem que ninguém precise digitar nada.

O OFX foi criado em 1997 por três empresas: Microsoft, Intuit e CheckFree. Cada banco exportava dados de um jeito diferente, e os programas financeiros precisavam de um padrão único para importar essas informações.

A ideia deu certo. Hoje, quase todos os grandes bancos brasileiros oferecem a opção de baixar o extrato em OFX pelo internet banking, e a maioria dos sistemas contábeis e ERPs do mercado aceita esse arquivo para importação.

Se você abrir um arquivo .ofx no Bloco de Notas, vai encontrar algo parecido com isto:

<STMTTRN>
  <TRNTYPE>DEBIT
  <DTPOSTED>20260910
  <TRNAMT>-150.00
  <FITID>202609100001
  <MEMO>PAGAMENTO BOLETO FORNECEDOR XYZ
</STMTTRN>

Parece código, e de certa forma é mesmo. Mas cada linha tem um significado:

• TRNTYPE: o tipo da transação (DEBIT para saída, CREDIT para entrada).
• DTPOSTED: a data do lançamento, no formato ano-mês-dia.
• TRNAMT: o valor. O sinal de menos indica saída de dinheiro.
• FITID: um código de identificação único da transação, criado pelo banco.
• MEMO: a descrição que aparece no extrato.

Além das transações, o arquivo traz informações gerais, como o código do banco, o número da agência e da conta, o período do extrato e o saldo final (na tag LEDGERBAL). Cada lançamento fica "etiquetado" com essas tags. Por isso o sistema contábil sabe exatamente onde está a data, o valor e a descrição, sem precisar adivinhar.

A principal resposta é a conciliação bancária, que consiste em conferir se o que está registrado na contabilidade da empresa bate com o que realmente aconteceu na conta bancária. Para isso, o sistema contábil precisa do extrato em OFX. Quando o cliente manda um PDF, o sistema não consegue ler o arquivo nem importar os lançamentos. É por isso que muitos escritórios usam soluções como o OFX Brasil para converter o PDF em OFX.

Com o arquivo OFX em mãos, a conciliação funciona assim:

1. Você importa o arquivo no sistema contábil.
2. O sistema lê todos os lançamentos de uma vez.
3. Ele sugere automaticamente a correspondência com os registros que já existem, como contas a pagar, contas a receber e notas fiscais.
4. Você só revisa e confirma o que ficou pendente.

Cada sistema contábil aceita alguns formatos de extrato, e nem todos funcionam da mesma forma na hora da importação. Veja por que o OFX é o formato mais usado:

• PDF: ótimo para leitura humana e para arquivar como comprovante. Para importação, é ruim, porque o sistema não consegue ler os dados.
• CSV / Excel: é uma planilha, então dá para importar. O problema é que cada banco organiza as colunas de um jeito, e muitas vezes você precisa ajustar o arquivo antes.
• OFX: é padronizado, então o sistema já sabe onde está cada informação. Além disso, o código FITID ajuda a evitar lançamentos duplicados.

Na maioria dos bancos, o caminho é parecido:

1. Acesse o internet banking (geralmente pelo computador, já que nem todo app oferece essa opção).
2. Vá até a área de extrato.
3. Escolha o período desejado.
4. Procure a opção de exportar ou salvar e selecione OFX. O banco vai gerar um arquivo.ofx, que o cliente pode salvar e enviar para o escritório. Alguns bancos chamam o formato OFX de "Money", "Quicken" ou "formato para gerenciadores financeiros".

Se o cliente não encontrar a opção, vale pedir ao gerente da conta. Em muitos casos, o recurso existe, só que fica escondido no menu.

Mesmo sendo um padrão, o OFX tem suas armadilhas. Estes são os problemas mais comuns no dia a dia:

1. Períodos sobrepostos. Se você importar o extrato de 1 a 15 e depois o de 10 a 30, os dias 10 a 15 aparecem duas vezes. Muitos sistemas usam o FITID para barrar duplicidades, mas nem todos fazem isso bem. Confira sempre.

2. Acentos estranhos. Às vezes a descrição aparece com caracteres esquisitos, como "PAGAMENTO FORNECEDOR SãO PAULO". Isso é um problema de codificação do arquivo. Geralmente não afeta os valores, mas pode atrapalhar a identificação dos lançamentos.

3. Saldo que não bate. Depois de importar, compare o saldo final do sistema com o saldo do extrato oficial. Se houver diferença, pode estar faltando algum lançamento, como uma tarifa ou um rendimento automático.

4. Conta errada. Parece óbvio, mas acontece: o cliente tem três contas e manda o OFX da conta errada. Confira agência e conta antes de importar.

5. Arquivo editado. O OFX pode ser aberto e alterado em qualquer editor de texto. Por isso, sempre que possível, peça o arquivo direto do banco e guarde o extrato em PDF como comprovante oficial.

O OFX pode parecer só mais uma sigla técnica, mas é uma das ferramentas mais úteis na rotina de um contador. Ele transforma o extrato bancário em dados organizados, permite automatizar a conciliação e diminui bastante o espaço para erros. Então, da próxima vez que alguém pedir "o OFX do cliente", você já vai saber o que é, onde conseguir e quais cuidados tomar antes de importar.